Gli eventi sono importantissimi al giorno d’oggi. In un modo caratterizzato dalla centralità della tecnologia, incontrarsi faccia a faccia in un’atmosfera piacevole può rivelarsi una soluzione molto utile per chi deve promuovere un business.
Non è un caso che il settore dell’organizzazione eventi continui a rappresentare un’opportunità redditizia per chi vuole aprire un’attività. Considerando invece il lato di chi deve scegliere un’agenzia, è fondamentale conoscere i consigli da seguire per scegliere al meglio la realtà di riferimento. Eccone alcuni che possono aiutare molto.
Eventi: a chi affidare l’organizzazione?
Ogni giorno, sono tantissime le aziende che organizzano eventi in giro per il mondo. Non importa che si tratti di cene di gala o di presentazioni di prodotti. Quello che conta è che sia tutto impeccabile! Perché il risultato raggiunga questi livelli, la qualità dell’organizzazione eventi è fondamentale. Come scegliere l’agenzia giusta a cui affidarla? Il primo punto da considerare riguarda la specializzazione.
Gli eventi possono coinvolgere diversi settori di business. Un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi per il food, difficilmente sarà in grado di organizzare un evento per la presentazione di un prodotto tech.
Fondamentale per informarsi in merito è il sito che, se ben fatto, deve contenere informazioni sul portfolio della realtà (meglio se c’è anche qualche referenza). Il sito è un utile punto di riferimento anche per visionare le foto degli allestimenti passati dell’agenzia che si ha intenzione di scegliere. Se si consulta questo spazio web e si trovano solo testi su testi che tessono sperticati elogi all’agenzia, forse c’è qualcosa che non va.
Dal web all’incontro dal vivo: l’importanza dell’empatia
Il web fornisce informazioni indubbiamente importanti a chi vuole scegliere un’agenzia di eventi. Bisogna però andare oltre e considerare anche la rilevanza degli incontri live. Una volta selezionata l’agenzia a cui si ha intenzione di affidare l’organizzazione del proprio evento, è fondamentale prendere appuntamento per un incontro dal vivo.
Durante questo appuntamento, sarà possibile appurare se, con le persone che rappresentano l’agenzia, c’è una sufficiente empatia. Sempre nel corso del primo incontro, è molto importante fare domande in merito ai fornitori a cui l’agenzia si affida, cercando di capire se si tratta o meno di realtà in grado di rispondere alle esigenze dell’evento.
Un altro aspetto che è essenziale sviscerare durante il primo incontro è quello del budget. Considerando ovviamente le proprie possibilità, è bene ricordare che un evento ben organizzato ha un costo (che ha ovviamente un ritorno futuro).
Una volta raggiunto un accordo con l’agenzia, è fondamentale definire l’invio di un report periodico dedicato alle modalità di allocazione del suddetto budget, con tutti i dettagli sulle spese senza lasciare nulla al caso. Concludiamo infine facendo un cenno all’importanza di chiedere informazioni su tutte le figure che vengono coinvolte nell’organizzazione, dall’event manager all’allestitore.
